Privacy

Coöperatie Dichtbij in de Rijnstreek | Tom in de Buurt
KvK 82857342
Boelekade 1
2806 AS Gouda

Tom in de buurt is een coöperatie bestaande uit de volgende organisaties.

• ActiVite
• De Binnenvest
• Ipse de Bruggen Maatwerk
• Gemiva-SVG Groep
• Kwadraad Maatschappelijk Werk
• Kwintes

Tom in de buurt is er voor inwoners vanaf 18 jaar, geeft informatie en advies bij vragen over het sociaal domein en bij vragen of zorgen op het gebied van ondersteuning en verzorgt de toegang tot alle Wmo maatwerkvoorzieningen. De professionals van Tom bieden zowel individuele ondersteuning als laagdrempelige groepsactiviteiten om mensen weer te laten meedoen in de samenleving. Een Tom wijkteam bestaat uit medewerkers van de 6 hiervoor genoemde organisaties.

Het onderzoek en besluit voor de Wmo Maatwerkvoorzieningen (alle leeftijden) wordt in opdracht van Tom in de buurt uitgevoerd door onderaannemer Participe.

Daarnaast heeft Tom in de buurt onderaannemers voor de uitvoering van de ondersteuning. Hiermee heeft Tom in de buurt contracten afgesloten.

Het wettelijk kader voor de hulpverlening is met name de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en de privacywetgeving (AVG).

Bovengenoemde organisaties zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de gegevensverwerking die wordt uitgevoerd door Tom in de buurt. Tom in de buurt is aanspreekbaar op de kwaliteit van de gegevensverwerking.

Jouw gegevens worden voor specifieke doelen verzameld:

• voor de aanmelding en de melding van Wmo maatwerkvoorzieningen
• voor ondersteuning
• voor doelmatig beheer en beleid.

We gebruiken jouw gegevens niet voor andere doelen.

Er zijn globaal drie gegevensverwerkingen te onderscheiden:

• Toeleiding tot de hulpverlening. Gemeenten hebben een wettelijke verplichting om voor hun inwoners toegang tot het sociaal domein te regelen (2). De gemeente is in de zin van de AVG (3) verwerkingsverantwoordelijke voor de toeleiding. Tom in de buurt is door de gemeenten gemandateerd om de toeleiding uit te voeren en in die zin is Tom in de buurt voor de toeleiding gemandateerd verwerkingsverantwoordelijke.
• Outreachend werken. Dit houdt in dat Tom in de buurt op eigen initiatief inwoners benadert om na te gaan of hulp gewenst is. Aanleiding voor outreachend werken kan zijn een melding van bijvoorbeeld een buurman of een signaal van de GGD of van de gemeente. Er wordt samengewerkt met het Meldpunt Zorg en overlast van de GGD. Het Meldpunt Zorg en overlast blijft procesregisseur voor de bemoeizorg tot zij over kunnen naar de reguliere ondersteuning.
• Ondersteuning, met als grondslag (4) de Wet Maatschappelijke ondersteuning (Wmo) (5). Tom in de buurt is verwerkingsverantwoordelijke voor de hulpverleningsgegevens die door haar worden verwerkt.

Als het nodig is, verwijst Tom in de buurt je naar een andere hulpaanbieder zoals specialistische jeugdhulp, de GGZ of de gemeente (voor werk of schuldhulpverlening).

• Voor de toeleiding tot ondersteuning, inclusief outreachend werken, verwerkt Tom in de buurt de volgende gegevens (6):
• Administratieve gegevens, waaronder uw burgerservicenummer (BSN), naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer en mailadres;
• Jouw vraag aan Tom in de buurt (voor outreachend werken: het signaal dat bij Tom in de buurt is binnengekomen);
• Indien van toepassing uw PGB aanvraag en bijbehorende informatie;
• (Gespreks)verslagen;
• Correspondentie zoals brieven en mails als dat relevant is;

Behalve bij adviesvragen voert Tom in de buurt in de toeleiding een controle uit op het BSN via het landelijke systeem BRP (basisregistratie personen). De check wordt uitgevoerd om vast te stellen of de inwoner de juiste persoon betreft en of de inwoner in de gemeente woont.

De toeleidingsgegevens worden 15 jaar bewaard. Als jouw aanmelding niet heeft geleid tot een traject door Tom in de buurt worden jouw aanmeldgegevens vernietigd.

Voor de hulpverlening verwerkt Tom in de buurt de volgende gegevens.

• Jouw BSN wordt gebruikt voor correspondentie met instanties zoals de SVB en CAK.
• Jouw mailadres wordt gebruikt als inlogcode waarmee u toegang krijgt tot uw online dossier;
• Jouw ondersteuningsplan/doelen;
• (Gespreks)verslagen;
• Correspondentie zoals brieven en mails als dat relevant is;

De hulpverleningsgegevens worden 15 jaar bewaard.

Voor informatie, advies vragen en ondersteuning gebruiken de organisaties die samenwerken binnen Tom in de buurt één gezamenlijk systeem, Online dossier, om jouw gegevens in vast te leggen. Je hebt zelf via een portaal toegang tot jouw eigen online dossier.

In geval van Wmo voorzieningen worden jouw toeleidingsgegevens opgeslagen in het systeem WmoNed van leverancier ZorgNed. Gebruik wordt gemaakt van het WmoNed systeem van Participe, waarmee Tom in de buurt een verwerkersovereenkomst heeft afgesloten; Tom in de buurt als verwerkingsverantwoordelijke en Participe als verwerker.

Onderdeel van de hulpverlening kan zijn dat je toegang krijgt op het systeem Gezondeboel van leverancier Therapieland, voor online trainingen. De gegevens die je zelf invult in Gezondeboel zoals een dagboek of oefeningen, maken geen deel uit van het hulpverleningsdossier; deze gegevens zijn van jezelf. Vanuit Gezondeboel kun je gegevens delen met jouw hulpverlener.

We maken gebruik van de methodiek Positieve Gezondheid. Hiertoe log je in op het systeem van IPH, het Institute for Positive Health. Bij IPH geef je online antwoord op vragen over verschillende leefgebieden. Naar aanleiding van jouw antwoorden op de vragen, ontvang je van IPH een overzicht. Het overzicht wordt door Tom in de buurt gebruikt om met jou in gesprek te gaan.

Er wordt gewerkt volgens de methodiek ‘1 huishouden 1 plan 1 regisseur’ (1HPR). Deze methodiek zorgt ervoor dat de klant, diens sociaal netwerk en de zorgverleners, ook van verschillende partijen, een afgestemde aanpak hebben. Het opstellen en delen van het 1HPR gebeurt altijd met toestemming van degenen die in het plan zijn opgenomen.

Via de website kun je anoniem chatten met een professional van Tom in de buurt. De gegevens van de chat bewaren wij maar zijn anoniem, behalve als je jouw eigen naam invult in de chats.

Er is geen geautomatiseerde besluitvorming van toepassing.

Er wordt geen gebruik gemaakt van profiling.

Toeleiding

• Jouw hulpvraag/aanmelding komt binnen bij Tom in de buurt. Als een ‘host’ van Tom in de buurt jouw vraag oppakt, zal deze de hulpvraag met je afstemmen.
• Het team beoordeelt wiens expertise het beste aansluit bij de door jou gestelde vraag.
• Ben je geholpen met alleen informatie en advies, dan worden er geen persoonsgegevens van jou geregistreerd.
• Als je samen met de professional van Tom besluit dat je het best naar een andere zorgaanbieder kan worden verwezen, dan worden jouw hulpvraag en de verwijzing geregistreerd. Deze informatie blijft 15 jaar bewaard.
• Bij een aanvraag voor voorziening, een ‘gecombineerde vraag’ of een vraag voor ondersteuning (deze aanvragen noemen we ‘melding’) maakt jouw host een dossier voor je aan en doet een wettelijk verplichte check op jouw identiteit/burgerservicenummer in de Basisregistratie personen (BRP check). In jouw dossier legt de host vast: je naam, adres, woonplaats, jouw hulpvraag en de stappen die tot nu toe zijn gezet.
• Als je jezelf bij ons aanmeldt, controleert de host of je al bekend bent in onze systemen. Pas na jouw toestemming zullen we eventuele informatie uit eerdere hulpverlening gebruiken.

Vastlegging van uw gegevens

• Betreft jouw vraag een algemene voorziening dan worden jouw gegevens vastgelegd in het systeem Wmo-Ned van ICT leverancier ZorgNed.
• Betreft een vraag voor ondersteuning of dagbesteding dan worden jouw gegevens vastgelegd in het Online Dossier van leverancier Kwadraad maatschappelijk werk.
• Betreft het een vraag voor beide dan worden jouw gegevens in beide systemen vastgelegd.

Outreachend werken

Het outreachend werken (bemoeizorg) kent eenzelfde gegevensverwerking als de toeleiding. Het verschil is dat de toeleiding niet start met jouw aanmelding maar met een signaal uit de buurt, van de wijkverpleging, van het overleg Zorg en overlast of van de casemanager die bekend is in de wijk.

Ondersteuning

• De ondersteuning begint met het ‘leefgesprek’ tussen jou en jouw casemanager op basis van de methodiek Positieve gezondheid. Je hebt zelf dan al de vragenlijst op de website van Positieve gezondheid ingevuld. Verschillende leefgebieden van jou worden in kaart gebracht en de score en het gespreksverslag worden opgeslagen in jouw dossier. De casemanager houdt het overzicht over de hulpverlening aan jou.
• De casemanager koppelt je aan een wijkcoach, ervaringsdeskundige, onderaannemer van Tom in de buurt en/of aan een ‘kleine aanbieder’ van hulpverlening. In overleg met jou wordt het ondersteuningsplan opgesteld. Het door jou getekende ondersteuningsplan is feitelijk de aanvraag voor ondersteuning.
• De casemanager, wijkcoach en ervaringsdeskundige houden samen een dossier van jou bij in het systeem Online dossier. Een onderaannemer of kleine aanbieder houdt een eigen dossier bij en is zelf verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens.
  In geval van huishoudelijke ondersteuning waarbij je al bekend bent bij de de wijkverpleging (Activite) doet de wijkverpleging het leefgesprek en stelt samen met jou het ondersteuningsplan op.
• In geval van een persoonsgebonden budget (PGB) verzorgt Participe de toetsing en verdere afwikkeling. De PGB administratie wordt gedaan in WmoNed, het systeem van Participe. Participe fungeert hier als onderaannemer van Tom in de buurt.
• In sommige situaties is het wenselijk om jouw gegevens te delen met iemand van een andere organisatie. Alleen met jouw specifieke toestemming worden in dat geval jouw gegevens gedeeld. Deze toestemming is beperkt tot het doel waarvoor jouw gegevens worden gedeeld.
• Het ondersteuningsplan dat je samen met jouw hulpverlener bijhoudt, wordt bijgewerkt gedurende het traject. Naar aanleiding van evaluatie (in principe 1 keer per kwartaal door jou, jouw wijkcoach/ervaringsdeskundig en jouw casemanager) kan de hulpverlening anders worden ingericht of worden beëindigd.
• Waar nodig hanteren wij de Meldcode Kindermishandeling. Voor een dergelijke melding vragen we geen toestemming, wel zullen we jou op de hoogte brengen van het doen van een dergelijke melding en de reden waarom we dit doen. Op grond van een wettelijk meldrecht hebben wij de mogelijkheid om zonder jouw toestemming gegevens te delen met organisaties als Veilig Thuis of de Raad voor de Kinderbescherming. Zo mogelijk stemmen we tevoren hierover met jou af.

Algemeen

• De AVG geeft aan dat de toestemming die je geeft, moet worden vastgelegd. Je kunt dit bijvoorbeeld doen door in uw Online dossier of in Gezondeboel een bericht te sturen aan jouw hulpverlener met de tekst “Ik geef toestemming voor … “. Ook kan de hulpverlener zelf jouw toestemming vastleggen in jouw dossier, of je een toestemmingsformulier laten tekenen dat vervolgens wordt gescand en aan jouw dossier toegevoegd.
• Een gegeven toestemming kun je altijd intrekken.
• In uitzonderlijke situaties is het mogelijk dat jouw hulpverlener vanuit ‘de zorg van een goed hulpverlener’ de privacyregels doorbreekt.
• Als je niet wilt dat er hulpverleningsgegevens van jou worden vastgelegd, is hulpverlening niet mogelijk want de hulpverlener heeft de wettelijke plicht om een dossier bij te houden.

Toeleidingsgegevens

Vanaf de aanmelding tot het moment dat een casemanager aan jou is toegewezen, heeft het team toegang op jouw aanmeldgegevens (niet op hulpverlening uit het verleden);

Hulpverleningsgegevens

• Zijn één of enkele hulpverleners aan jou toegewezen, dan mogen alleen deze hulpverleners jouw hulpverleningsgegevens inzien.
• Als er een dossier van jou wordt aangelegd, heb je zelf via een portaal toegang op jouw online dossier. Je logt in met inlogcode/wachtwoord en een app. Ook is het mogelijk dat je online hulpmiddelen kunt gebruiken zoals Gezondeboel om online trainingen te doen en bijvoorbeeld een dagboek bij te houden en te delen met jouw hulpverleners.
• Als jouw hulpverlening stopt, houd je toegang op jouw online dossier en op Gezondeboel. Je kunt desgewenst de inhoud van jouw dossier downloaden naar jouw eigen computer. Je behoudt jouw rechten op het dossier zoals inzagerecht.
• Enkele beheerders hebben toegang op jouw gegevens voor kwaliteitsdoeleinden en voor ICT beheer.
• Bijgehouden wordt wie toegang heeft gehad op jouw gegevens (logging). Je kunt de logging zelf zien in jouw online dossier.
• Alle professionals zijn bij indiensttreding gescreend met een verklaring omtrent gedrag (VOG), hebben voor geheimhouding getekend en zijn geregistreerd bij hun brancheorganisatie. Alle vrijwilligers zijn gescreend met een VOG en hebben via hun vrijwilligerscontract getekend voor geheimhouding.

Partijen waarmee informatie wordt gedeeld

• Bij de inzet van een onderaannemer (incl. ‘kleine aanbieder’) zullen er gegevens over jou kunnen worden uitgewisseld voor zover deze nodig zijn voor de verwijzing of terugrapportage aan Tom in de buurt. De veronderstelde toestemming voor deze uitwisseling volgt uit de verwijzing waarmee je hebt ingestemd. Als er gegevens worden uitgewisseld, zal dat aan jou bekend worden gemaakt.
• Andere partijen zullen zonder jouw toestemming geen inzage krijgen in jouw individuele gegevens.
• Er worden alleen die gegevens gedeeld die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor deze gegevens worden verstrekt.

• Jouw recht om inzage te krijgen in jouw dossier(s) heb je sowieso en kun je zelf uitoefenen doordat je toegang hebt op Online Dossier. Een uitzondering op het recht op inzage is de situatie dat er gegevens in over derden (bijvoorbeeld een partner) in het dossier staan waarbij inzage schadelijk kan zijn voor die derde persoon, of dat inzage schadelijk kan zijn voor de klant zelf (niet delen van informatie met de klant vanuit de plicht van een goed hulpverlener).
• Als je vindt dat bepaalde gegevens niet correct zijn en deze wilt laten wijzigen, of je wilt jouw gegevens laten verwijderen, overleg je dit met jouw hulpverlener. Ook heb je het recht van beperking, wat betekent dat je kunt aangeven dat er niets met jouw gegevens mag gebeuren.
• Je hebt het recht om gegevens die je zelf hebt aangeleverd, bijvoorbeeld in een online portaal, in elektronische vorm mee te nemen naar bijvoorbeeld een andere hulpverlenende organisatie. Dit recht op ‘dataportabiliteit’ is in praktijk gebracht doordat je zelf jouw dossier kunt downloaden.
• Als er een dossier over jou is bijgehouden door een onderaannemer van Tom in de buurt of door een ‘kleine aanbieder’, kun je deze onderaannemer of kleine aanbieder direct benaderen om jouw rechten uit te oefenen. Desgewenst helpt Tom in de buurt je hierbij.
• Bij het uitoefenen van jouw rechten kan een legitimatie (paspoort, rijbewijs, identiteitskaart) worden gevraagd want we willen niet dat iemand anders zich voordoet als jou en dan inzage krijgt in jouw gegevens. Legitimatie gebeurt persoonlijk (face-to-face) of via beeldbellen. Stuur in géén geval een kopie van uw identiteitsbewijs naar ons op!

• ‘Tom in de buurt’ is een handelsnaam van Coöperatie Dichtbij in de Rijnstreek U.A.
• Opdrachtgever van de Coöperatie is de gemeente waar Tom in de buurt actief is.
• Jouw hulpverlener is in dienst bij één van de bij Tom in de buurt aangesloten instellingen (zie bovenin deze privacyverklaring) en werkt onder gezag en onder verantwoordelijkheid van Tom in de buurt. Tom in de buurt is verantwoordelijk voor de hulpverlening.
• Veelal werkt Tom in de buurt samen met andere partijen zoals in Kaag en Braassem in het ‘kernteam’, in Alphen op het Serviceplein en in Het Lokaal en in Nieuwkoop in De Verbinding. Iedere samenwerkingspartner blijft hierbij verantwoordelijk voor zijn eigen gegevensverwerking.
• Tom in de buurt is door de gemeente gemandateerd om de toegangstaak, die wettelijk bij de gemeente ligt, uit te voeren. Ook het toekennen van een PGB is Tom in de buurt door de gemeente gemandateerd.
• Participe behandelt namens Tom in de buurt uw PGB aanvragen. Participe is hiertoe door Tom in de buurt ondergemandateerd. Als jouw eigen hulpverlener afwezig of niet beschikbaar is, bijvoorbeeld vanwege vakantie of nascholing, kun je terecht bij de casemanager of bij een vervangende hulpverlener. Deze vervanger kan zich toegang verschaffen tot jouw dossier, wat gebeurt in overleg met jou.
• Tom in de buurt maakt gebruik van ICT systemen en ICT infrastructuur en heeft daartoe met de betreffende leveranciers contracten en verwerkersovereenkomsten afgesloten. In het verwerkingenregister van Tom in de buurt is aangegeven welke systemen het betreft. Het verwerkingenregister kunt u opvragen bij de FG van Tom in de buurt (voor de contactgegevens zie onderin deze privacyverklaring).

• De toegang tot jouw gegevens is beveiligd met zg. 2-factor authenticatie. Dat betekent dat iemand minimaal 2 ‘sloten’ moet openmaken om bij jouw gegevens te komen. Denk aan inlogcode/wachtwoord plus een separate code zoals een SMS code.
• Uw gegevens zijn opgeslagen in Europa (de EER). Dit is conform de Europese privacywetgeving (AVG).
• Tom in de buurt maakt gebruik van veilige mail, namelijk Zorgmail. Zelf kun je ook veilig mailen, namelijk in antwoord op een veilige mail van jouw hulpverlener. Bedenk wel dat de leverancier van jouw eigen e-mail zoals Google (@gmail.com) ondanks de veilige mail zal weten dat je mailt met Tom in de buurt.
• Bij een verandering in de informatievoorziening wordt een Data protection impact assessment (DPIA) uitgevoerd. Met de DPIA worden risico’s in kaart gebracht en beoordeeld.
• Mocht er een datalek optreden, dan informeren we jou als het jouw gegevens betreft. Een ernstig lek melden we aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Datalekken worden waar mogelijk opgevolgd door structurele verbetermaatregelen.
• Privacy en informatiebeveiliging worden bij medewerkers actief onder de aandacht gebracht.
• Onze medewerkers werken volgens hun beroepscode en volgens de gedragscode van de organisatie waar ze in dienst zijn.
• Tom in de buurt werkt volgens de norm NEN7510, de norm voor informatiebeveiliging in de zorg.
• Onze ICT leveranciers zijn gecertificeerd voor of werken volgens de norm NEN7510 of voor de gelijkwaardige, branche overstijgende, norm ISO 27001.

Tom in de buurt heeft een functionaris gegevensbescherming (FG) aangesteld. Je kunt contact opnemen met de FG voor vragen en klachten over privacy voor het geval je er met jouw hulpverlener of host niet uit komt via fg@tomindebuurt.nl. Ook kun je je wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

Versie: 13 december 2021

[1] Casemanagers dementie werken deels vanuit de Zorgverzekeringswet (Zvw) en deels vanuit de Wmo. Dit maakt dat zij outreachend kunnen werken.

[2] Grondslag voor gegevensverwerking in de toeleiding is ‘de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is opgedragen’ (AVG artikel 6 lid 1e).

[3] De AVG is de Algemene verordening gegevensbescherming. Dit is Europese regelgeving aangaande privacy.

[4] Grondslag bij hulpverlening is ‘de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust’ (AVG artikel 6 lid 1c).

[5] De Wmo vind je door te googlen op ‘wetten wmo’, Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 te kiezen en dan te kiezen Hoofdstuk 5 Gegevensverwerking. Lees de AVG hier.

[6] Het gaat om o.a. gezondheidsgegevens. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens en daardoor hoog-vertrouwelijk. Het feit alleen al dat je bent aangemeld bij Tom in de buurt is een gezondheidsgegeven.