Privacy

Coöperatie Dichtbij in de Rijnstreek U.A. | Tom in de buurt
Kamer van Koophandelnummer 82857342
Henry Dunantweg 42
2402 NR Alphen aan den Rijn

Tom in de buurt is een coöperatie bestaande uit de volgende organisaties.
- ActiVite voor wonen, welzijn en zorg;
- De Binnenvest voor maatschappelijke opvang en wonen met ondersteuning;
- Gemiva SVG Groep voor ondersteuning bij een handicap, chronische ziekte, of een andere beperking;
- Kwadraad voor o.a. maatschappelijk werk;
- WMO Maatwerk voor ondersteuning aan inwoners met een licht verstandelijke beperking en ondersteuning aan iedere volwassen inwoner die de grip op zijn of haar leven kwijt is geraakt.

Om ons aanbod compleet te maken, werken we samen met door ons gecontracteerde onderaannemers. Als u door Tom in de buurt bent verwezen naar een onderaannemer, blijft Tom in de buurt gedurende het traject bij de onderaannemer de regie houden. Tom in de buurt evalueert samen met u op afgesproken momenten of de ondersteuning goed verloopt en nog steeds passend is.

Tom in de buurt is er voor inwoners vanaf 18 jaar en geeft informatie en advies bij vragen over het sociaal domein, verzorgt de toegang tot alle Wmo-maatwerkvoorzieningen en biedt ondersteuning.

Er zijn globaal drie gegevensverwerkingen te onderscheiden die Tom in de buurt uitvoert in opdracht van de Rijnstreek gemeenten:
- Het geven van informatie en advies. Hiervoor verwerkt Tom in de buurt, als het kan, geen persoonsgegevens
- Het onderzoeken en bepalen van de Toegang tot Wmo-maatwerkvoorzieningen zoals een vervoersvoorziening, huishoudelijke hulp en/of ondersteuning. Hiervoor is het noodzakelijk persoonsgegevens te verwerken;
- Het bieden van ondersteuning vanuit de Wmo. Hiervoor is het noodzakelijk persoonsgegevens van u te verwerken. Ondersteuning kan ingezet worden vanuit een hulpvraag van uzelf of iemand namens u/uit uw naaste omgeving. Daarnaast levert Tom in de buurt bemoeizorg waarbij het Meldpunt Zorg en Overlast de procesregie voert.

Uw gegevens worden voor specifieke doelen verzameld:
- Onderzoek, besluit en toeleiding naar passende ondersteuning;
- Onderzoek en besluit voor Wmo-hulpmiddelen zoals Huishoudelijke Ondersteuning, rolstoel- en woonvoorzieningen (deze taak is belegd bij onderaannemer Participe);
- Ondersteuning. Uw dossier maakt transparante communicatie mogelijk tussen u en uw hulpverlener(s) over de ondersteuning en over de voortgang op de doelen.
- Voor, als dat van toepassing is, het verwerken van informatie bij het CAK voor het innen van een eigen bijdrage;
- Voor doelmatig beheer en beleidi;
- Voor een anonieme tweejaarlijkse verantwoordingsrapportage aan de gemeente. De rapportage is niet te herleiden naar de persoon. Een voorbeeld van een anonieme rapportage is het klanttevredenheidsonderzoek van Tom in de buurt;
- Voor de registratie rond klachten en incidenten.

Er vindt geen verwerking plaats voor andere doelen.

Gegevens die u aan ons verstrekt:
- Voor- en achternaam;
- Geboortedatum;
- Adres en postcode;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Samenstelling gezin/huishouden;
- Indien nodig, de contactgegevens van mensen uit uw netwerk;
- Gegevens over uw persoonlijke situatie m.b.t. uw hulpvraag en/of doelen;
- Indien nodig, de contactgegevens van betrokken zorg- en/of welzijnshulpverleners niet van Tom in de buurt;
- Gegevens over u als u een klacht heeft ingediend. Klachtgegevens maken geen deel uit van het dossier dat we bijhouden voor uw ondersteuning. Tom in de buurt ontvangt deze gegevens van uzelf;
- Burgerservicenummer (BSN) om te controleren of u in de gemeente woont en voor als u een eigen bijdrage moet betalen. Ook is het BSN verplicht bij een Wmo-maatwerkvoorziening.

Gegevens die Tom in de buurt samen met u toevoegt:
- Uw ondersteuningsvraag, uw doelen, de acties om die doelen te bereiken en gespreksverslagen;
- Evaluatie gegevens zoals de voortgang op uw doelen en of de ondersteuning nog passend is. Daarnaast de kwaliteit van de ondersteuning (bijvoorbeeld bij inzet van een onderaannemer of als u zelf de ondersteuning inkoopt via een PGB)
- Start en beëindiging van uw ondersteuning. Gegevens die wij van anderen kunnen ontvangen:
- De resultaten van een check op de Basisregistratie Personen (BRP);
- De resultaten van een check op de aanwezigheid van een indicatie Wlz;
- Gegevens van een verwijzer of ketenpartner, bijvoorbeeld het melden van een hulpvraag voor u;
- Een signaal dat aanleiding is voor Tom in de buurt tot ‘outreachend werken’;
- Gegevens die wij van een onderaannemer ontvangen voor bekostiging of kwaliteitscontrole.

Gegevens die Tom in de buurt zelf toevoegt aan uw ondersteuningsdossier of een ander dossier:
- Het dossiernummer van uw online dossier bij Tom in de buurt;
- Uw betrokken hulpverlener(s) van Tom in de buurt in het ondersteuningsdossier;
- Gegevens over een incident. Incidentmeldingen is geen onderdeel van uw ondersteuningsdossier
- Klachten. Het klachtenlogboek is geen onderdeel van uw ondersteuningsdossier.

- Informatie en advies: Wij verwerken hiervoor geen persoonsgegevens van u. Wanneer u persoonsgegevens zelf verstrekt, bijvoorbeeld voor het toesturen van informatie, bewaren wij uw contactgegevens niet langer dan 5 jaar;
- Toegangsgegevens van aanmeldingen hulpvragen die niet leiden tot hulpverlening door Tom in de buurt, bewaren wij tot 5 jaar na laatste aanpassing;
- Wmo-maatwerkvoorzieningen en Wmo-ondersteuning; tot 15 jaar na de laatste aanpassingii;
- Team Vroeg Eropaf in Kaag en Braassem bewaart signalen over betaalachterstanden tot 6 maanden en verstuurde verwijzingen tot 1 jaar na de laatste wijziging.
- Dossiers die zijn afgesloten toen Tom in de buurt nog een samenwerkingsverband was en geen rechtspersoon, worden bewaard door Tom in de buurt volgens bovenstaande bewaartermijnen;
- Wanneer de hulpvraag door de inwoner wordt ingetrokken tijdens onderzoek voor de Toegang geldt een bewaartermijn van 5 jaar
- Klachten: tot 5 jaar na de laatste aanpassing;
- Incidenten en calamiteiten: tot 5 jaar na de laatste aanpassing, behalve als een calamiteit gemeld is aan de Wmo-Toezichthouder – dan is de bewaartermijn tot 10 jaar na de laatste aanpassing.

Tom in de buurt is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die zij over u verwerkt.

Uitzonderingen zijn:
- Het team Vroeg Eropaf in Kaag en Braassem. Voor het verwerken van aangeleverde signalen is de gemeente verwerkingsverantwoordelijke en Tom in de buurt verwerker. Tom in de buurt voert namelijk een proces uit dat wettelijk belegd is bij de gemeente.iii
- De PO-sociaal. Deze praktijkondersteuner (PO) werkt in de huisartsenpraktijk onder gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid van Tom in de buurt en Participe.

Als u verwezen bent naar een onderaannemer, is die onderaannemer verantwoordelijk voor
de registratie van de eigen ondersteuning. Een uitzondering is de onderaannemer Participe. Deze zorgaanbieder voert een proces uit van Tom in de buurt, namelijk de toeleiding naar maatwerkvoorzieningen, en is daarmee verwerker van Tom in de buurt met Tom in de buurt als verwerkingsverantwoordelijke. Tom in de buurt heeft met Participe een verwerkersovereenkomst afgesloten.

Tom in de buurt verwerkt van u bijzondere persoonsgegevens, namelijk gezondheidsgegevens. Alleen al het feit dat u ondersteuning ontvangt van Tom in de buurt zien wij als een gezondheidsgegeven (sociale, psychische of fysieke gezondheid). Aan de verwerking van bijzondere persoonsgegevens worden vanuit de privacywetgeving extra eisen gesteld op het gebied van de beveiliging ('passende maatregelen') en het al dan niet mogen verwerken van uw gegevens (grondslag).

De privacywetgeving eist dat een organisatie alleen persoonsgegevens mag verwerken als er een goede reden (grondslag) voor is. Tom in de buurt heeft als grondslagen voor de verwerking van uw persoonsgegevens:
- Wettelijke verplichting. De Wmo en de UAVGv geven aan dat hulpverleners persoonsgegevens, waaronder gezondheidsgegevens, mogen verwerken. Het team Vroegsignalering van schulden werkt onder de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening (WgS);
- Gerechtvaardigd belang. Aan een partij die al op de hoogte is van uw situatie, kan Tom in de buurt doorgeven dát u bekend bent bij Tom in de buurt. Deze ‘dat informatie’ zien wij in deze situatie niet als een bijzonder persoonsgegeven waardoor de grondslag Gerechtvaardigd belang kan worden toegepast. In deze situatie zal Tom in de buurt alleen met uw toestemming inhoudelijke gegevens over u, ook genoemd de ‘wat informatie’, aan de andere partij verstrekken;
- Toestemming. Bij het delen van uw gegevens met andere partijen buiten Tom in de buurt zoals uw huisarts, lid organisaties en onderaannemers wordt aan u toestemming gevraagd. Zie verder de paragraaf ‘Toestemming’ hieronder;
- Vitaal belang. Als het echt nodig is en toestemming niet gevraagd kan worden, kan Tom in de buurt zich beroepen op de grondslag ‘vitaal belang’ om bijvoorbeeld gezondheidsgegevens over u te delen met een andere partij. De grondslag ‘vitaal belang’ ligt in het verlengde van goed hulpverlenerschap.

- Tom in de buurt doet niet aan geautomatiseerde besluitvorming en ook niet aan profilering.
- Persoonsgegevens van inwoners die wij ondersteuning bieden worden niet aangeboden aan AI (Artificial Intelligence, kunstmatige intelligentie, bijvoorbeeld ChatGPT).

Toegang op uw persoonsgegevens hebben:

- Via het klantportaal heeft u zelf met DigiD toegang op uw gegevens in het systeem ZorgNed;
- Onderdeel van de hulpverlening kan zijn dat u voor online trainingen toegang krijgt op het systeem Gezondeboel van leverancier Therapieland. De gegevens die u zelf invult in Gezondeboel, zoals een dagboek of oefeningen maken geen deel uit van het hulpverleningsdossier; deze gegevens zijn van uzelf. Vanuit Gezondeboel kunt u gegevens delen met uw hulpverlener;
- We maken gebruik van de methodiek Positieve Gezondheid. Hiertoe geeft u online antwoord op vragen over verschillende leefgebieden via het systeem van IPH, het Institute for Positive Health. De vragen beantwoordt u zonder dat u zich registreert, zonder in te loggen. Naar aanleiding van uw antwoorden op de vragen ontvangt u van IPH een overzicht. Aan de hand van het overzicht kunt u met Tom in de buurt in gesprek gaan;
- Via de website kunt u anoniem chatten met een medewerker van Tom in de buurt. De gegevens van de chat bewaren wij maar zijn anoniem, behalve als u zelf bijvoorbeeld uw naam en/of adres invult in de chat;
- De medewerkers van Tom in de buurt hebben, afhankelijk van hun rol (host, casemanager of wijkcoach) toegang die nodig is voor de werkzaamheden op de actieve en afgesloten trajecten;
- Het team Vroegsignalering van schulden heeft, als je ondersteuning uit de Wmo ontvangt, geen toegang op jouw Wmo gegevens. Wel kan dit team zonder jouw toestemming, op grond van Artikel 8d van de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening, opvragen of je bij Tom in de buurt bekend bent via de Wmo. Voor opvraag van inhoudelijke Wmo gegevens is toestemming nodig.
- Afdeling Geldzaken van de gemeente mag zonder jouw toestemming, op grond van Artikel 8d van de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening, opvragen of je bij Tom in de buurt bekend bent via de Wmo. Voor opvraag van inhoudelijke Wmo gegevens is toestemming nodig.
- Voor kwaliteitsdoeleinden of klachtafhandeling kan een medewerker Kwaliteit en/of een wijkteammanager indien nodig incidenteel inzage krijgen in uw dossiergegevens;
- Basale hulpverleningsgegevens zoals start en stopdatum van hulpverlening mogen zonder toestemming worden gebruikt voor beheers doeleinden zoals capaciteitsplanning.
- De gemeente heeft vanuit de Wmo de wettelijke plicht om jaarlijks een cliëntervaringsonderzoek uit te voeren. Tom in de buurt ondersteunt dit
cliëntervaringsonderzoek door de naam en het adres, of het e-mail adres van de inwoner te delen met de gemeente. De gemeente zelf is verwerkingsverantwoordelijke voor deze (toegangs)gegevens.
- Voor materiële controle of fraudeonderzoek kan een auditor of Wmo-toezichthouder incidenteel inzage krijgen in een dossier;
- Naar onderaannemers toe is Tom in de buurt de opdrachtgever. Dat betekent dat Tom in de buurt bij de onderaannemer controles kan doen en fraudeonderzoek kan uitvoeren. Ook is de onderaannemer verplicht om bekostigingsgegevens met Tom in de buurt te delen. Voor deze acties is uw toestemming niet van toepassing doordat dit wettelijk is bepaald;
- Enkele beheerders van het elektronisch klantdossier van Tom in de buurt hebben toegang op de ondersteuningsdossiers.

Er is altijd na te gaan wie op welk moment toegang heeft gehad op welke ondersteuningsgegevens (logging).

Wij willen u zo goed mogelijk helpen. Soms is het nodig om af te stemmen met een andere hulpverlener buiten Tom in de buurt (inclusief haar onderaannemers) zoals met uw huisarts. Voordat wij dat doen, informeren wij u eerst over waarom wij met diegene willen overleggen, met welk doel en welke persoonsgegevens wij willen opvragen of delen. Uw ingevulde toestemmingsformulier bewaren wij in uw dossier.

Er wordt gewerkt volgens de methodiek ‘1 huishouden 1 plan 1 regisseur’ (1HPR). Deze methodiek zorgt ervoor dat de inwoner, diens sociaal netwerk en de zorgverleners (ook van verschillende partijen) een afgestemde aanpak hebben. Het opstellen en delen van het 1HPR gebeurt altijd met toestemming van degenen die in het plan zijn opgenomen.

U heeft het recht om een gegeven toestemming in te trekken (AVG artikel 7 lid 3).

Toestemming voor het delen van gegevens is wettelijk niet vereist:

- Als Tom in de buurt u verwijst naar een andere zorgaanbieder. Toestemming voor het meegeven van de nodige gegevens met de verwijzing volgt uit uw instemming met de verwijzing;
- Wanneer een onderaannemer van Tom in de buurt ingezet is voor ondersteuning en Tom in de buurt globale informatie over u ontvangt om regie te voeren op de hulpverlening door de onderaannemer;
- Participe als onderaannemer ingezet wordt voor de onderzoek en beoordeling van een aanvraag voor Wmo-hulpmiddelen zoals een rolstoel, woningaanpassing of Huishoudelijke Ondersteuning;
- Als u een eigen bijdrage betaalt. In dit geval moet Tom in de buurt de nodige gegevens verwerken bij het CAK;
- Als u een beschikking krijgt voor een PGB. In dat geval moet Tom in de buurt de nodige gegevens verwerken bij de SVB;
- Onder de ‘Meldcode Huiselijk geweld en kindermishandeling’. De meldcode gaat over situaties waarin er (een vermoeden van) ernstig nadeel speelt, zoals (dreigend) fysiek, psychisch of seksueel geweld. De hulpverlener weegt dan het handelen zorgvuldig af volgens een vast protocol;
- Als het delen van informatie het laatste redmiddel is om gevaar voor personen te voorkomen en toestemming vragen niet mogelijk of wenselijk is;
- Bij controle door de gemeente op een rechtmatige uitvoering van de Wmo;
- Bij het moeten melden van een calamiteit bij de Wmo-toezichthouder van de gemeente;
- Bij controle door de Wmo-toezichthouder van de afhandeling van calamiteiten door Tom in de buurt.

Vanuit de wetgeving heeft u een aantal rechten op uw gegevens:

- U heeft het recht op inzage in uw gegevens en het recht op een kopie van uw dossier. Als u gebruik wilt maken van dit recht, kunt u dat aangeven bij uw wijkcoach;
- Als u vindt dat bepaalde persoonsgegevens niet correct zijn, u deze wilt laten wijzigen, u uw gegevens wilt laten verwijderen of u wilt het gebruik van (sommige) gegevens stopzetten, overlegt u dit eerst met uw wijkcoach;
- U heeft het recht om de gegevens die u zelf heeft aangeleverd in elektronische vorm mee te nemen naar bijvoorbeeld een andere hulpverlenende organisatie. Dit betreft het recht op ‘dataportabiliteit’.

Wat u wilt, kan conflicteren met de wettelijke plichten van Tom in de buurt. Zo is het altijd nodig dat Tom in de buurt een ondersteuningsdossier van u bijhoudt in de periode dat u ondersteuning ontvangt. Ook kan het zijn dat er persoonsgegevens over ‘derden’ in uw dossier staan; Tom in de buurt mag deze gegevens niet met u delen als dit schadelijk zou kunnen zijn voor deze ‘derde’ persoon.

Aan u kan een legitimatie (paspoort, rijbewijs, identiteitskaart) worden gevraagd bij het uitvoeren van uw rechten. Dit is om zeker te stellen dat een onbevoegde geen toegang tot uw gegevens kan krijgen. NB: stuur nóóit een kopie ID aan ons op! Legitimatie gebeurt altijd in direct persoonlijk contact, zo nodig via beeldbellen.

De belangrijkste beveiligingsmaatregelen zijn:
- Uw hulpverlener legt uw gegevens vast in het systeem ZorgNed. Met de leverancier van het systeem heeft Tom in de buurt een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin afspraken zijn gemaakt over de beveiliging; Een uitzondering zijn inwoners die aan een Ontmoetingscentrum Dementie deelnemen; van hen worden de gegevens in het eigen systeem van ActiVite geregistreerd;
- De toegang tot uw gegevens is beveiligd met zg. 2-factor authenticatie. Dat betekent dat iemand minimaal 2 ‘sloten’ moet openmaken om bij uw gegevens te komen (persoonlijke inlogcode/wachtwoord en een aparte code);
- Zelf logt u in met DigiD, wat ook is beveiligd met 2-factor authenticatie;
- Er wordt bijgehouden wie toegang heeft gehad tot uw gegevens (logging). U kunt de logging opvragen bij uw hulpverlener of bij de functionaris gegevensbescherming van Tom in de buurt (fg@tomindebuurt.nl)
- De gegevens in het systeem ZorgNed zijn versleuteld opgeslagen.
- Uw gegevens zijn opgeslagen in Europa (de EER). Dit is conform de Europese privacywetgeving (AVG);
- Tom in de buurt maakt gebruik van veilige mail, namelijk Zorgmail. Zelf kunt u ook veilig mailen, namelijk in antwoord op een veilige mail van uw hulpverlener. Bedenk wel dat de leverancier van uw eigen e-mail zoals Google (@gmail.com) ondanks de veilige mail zal weten dat u mailt met Tom in de buurt;
- Bij een verandering in de informatievoorziening wordt een Data protection impact assessment (DPIA) uitgevoerd. Met de DPIA worden risico’s in kaart gebracht en beoordeeld;
- Mocht er een datalek optreden, dan informeren we u als het uw gegevens betreft. Een ernstig lek melden we aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Datalekken worden waar mogelijk opgevolgd door structurele verbetermaatregelen;
- Privacy en informatiebeveiliging worden bij medewerkers actief onder de aandacht gebracht;
- Onze medewerkers werken volgens hun beroepscode en volgens de gedragscode van de organisatie waar ze in dienst zijn;
- Al onze hulpverleners en vrijwilligers zijn gebonden aan geheimhouding en hebben een Verklaring omtrent gedrag VOG overlegd;
- Tom in de buurt heeft voor de informatiebeveiliging een kwaliteitssysteem (information security management system) ingericht en werkt volgens de NEN7510, de norm voor informatiebeveiliging in de zorg;
- Onze ICT leveranciers zijn gecertificeerd voor de norm NEN7510 of voor de gelijkwaardige, branche overstijgende, norm ISO 27001.

Wij hebben een functionaris gegevensbescherming (FG) aangesteld. U kunt contact opnemen met de FG voor vragen en klachten over privacy voor het geval u er met uw hulpverlener van Tom in de buurt niet uit komt: fg@tomindebuurt.nl
Ook kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens met een vraag, een klacht of met een verzoek om te bemiddelen.

Versie: 6 januari 2025

i De Uitvoeringswet AVG (UAVG) artikel 30 lid 3 sub a geeft aan dat gezondheidsgegevens niet alleen voor de ondersteuning zelf maar ook voor het beheer van de instelling mogen worden gebruikt. Denk hierbij aan kwaliteitscontroles.

ii Wmo artikel 5.3.4 geeft de bewaartermijn. De Wmo is te vinden door op internet te zoeken op ‘wetten.nl Wmo’.

iii Signalen over betaalachterstanden kunnen afkomstig zijn van het elektriciteitsbedrijf, het waterleidingbedrijf, de woningcorporatie of de verzekeraar. Grondslag is de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening (Wgs).

iv Een toelichting op de grondslagen is te vinden op internet door te zoeken op ‘autoriteit persoonsgegevens grondslag’.

v Uitvoeringswet AVG (UAVG) artikel 30 lid 3 sub a.